Inden for GDP og GMP gælder, at det, der ikke er dokumenteret, ikke er sket. Alligevel holder kølebiler med lægemidler til 2 til 8 grader og venter uden for varemodtagelsen, mens ankomsttiden noteres i hånden. Med tidsbookede lastpladser prioriteres følsomt gods, hver chauffør verificeres ved check-in, og hvert trin får et tidsstempel, der holder ved inspektion.
Otte mønstre der skaber risiko og omkostninger hos lægemiddelproducenter og grossister uden tidsbooking på lastpladserne.
GDP kræver, at leverancer med særlige opbevaringskrav prioriteres ved modtagelsen, og at kølekæden dokumenteres. En kølebil, der holder i kø bag tørgods, spiser af produktets tid uden for køl, og en temperaturafvigelse betyder QA-undersøgelse, karantæne og i værste fald kassation af en palle til millioner.
Lægemidler er tyveriudsat gods, og euforiserende stoffer stiller krav om kontrol. Alligevel lukkes chauffører ind med en håndskrevet besøgsprotokol og et mundtligt ”du ved, hvor du skal hen”. Ingen kan bagefter vise, hvem der var der, hvornår, og at reglerne nåede frem.
Inspektøren spørger, hvornår leverancen kom, hvem der tog imod den, og hvornår aflæsningen var færdig. Svaret sidder i et ringbind, en mailtråd eller i hukommelsen hos den, der havde vagten. Dokumentation, der ikke kan verificeres, bliver en observation i inspektionsrapporten.
GDP kræver, at I risikovurderer transporten og følger op på udliciterede ydelser. Uden tidsstempler pr. leverance bliver vurderingen et spørgeskema til transportøren i stedet for fakta om rettidighed og tid ved port.
Mange leverancer på samme tid giver trængsel i modtageområdet, og materiale, der skal i karantæne indtil QC-frigivelse, risikerer at blive blandet med andet gods. Bemandingen dimensioneres efter toppen, resten af dagen står rampen tom.
Grossistens biler skal køre mod apoteker og hospitaler efter faste planer, og producentens frigivne batcher skal ud med bookede transporter. En bil, der læsses for sent, misser sit vindue, og næste chance er i morgen.
Vognmændene fakturerer ventetid, men I mangler tidsstempler at imødegå fakturaerne med. Uden dokumentation bliver det ord mod ord, og omkostningen lander hos jer.
GDP gælder ens i alle EU-lande, men rutinerne på hvert anlæg ser forskellige ud. Ved inspektion skal hver site kunne vise samme sporbarhed, uanset land og sprog.
To produkter i ét system: Flow Management styrer booking og flow, Arrival Management håndterer ankomsten, fra check-in til færdig.
Definér varetyper, for eksempel køl 2 til 8 grader, stuetemperatur og højværdigods, og hvilke porte der må modtage dem. Begræns bestemte porte til godkendte transportører, og sæt kapacitetsloft pr. time. Bookinger uden for reglerne stoppes i portalen, og personalet advares, hvis en bil kaldes ind til den forkerte port.
Chaufføren checker ind på en parret tablet i receptionen: bookingkode eller ordrenummer matches mod bookingen, mobilnummeret verificeres med SMS-kode, og jeres sikkerheds- og områderegler vises og godkendes med tidsstempel, AI-oversat til chaufførens sprog. Godkendelsen gemmes sammen med præcis den version af reglerne, der blev vist. I ved altid, hvem der er inden for porten.
Ankommet, ved port, aflæsning færdig: hver status logges med tid og hvem der registrerede den. Rettes en tid efterfølgende, gemmes årsag og hvem der gjorde det, og hver ændring af en booking bliver i historikken. Temperaturen dokumenterer I i jeres egne systemer; Dockai giver tiden omkring.
Rettidighed, tid ved port og detentionminutter pr. transportør, uge for uge. Dokumentation til risikovurderingen af transporten, til opfølgning på udliciterede ydelser og til næste kontraktforhandling.
Ankomsterne spredes over dagen efter jeres regler, og bemandingen planlægges efter reel volumen. Daglige ture lægges ind én gang som tilbagevendende bookinger, og udlæsninger bookes på samme måde, så bilerne kører til tiden.
Samme system, regler og opfølgning på tværs af alle anlæg, hver site i sin lokale tid. Bookinger, statuslogs og ændringshistorik kan hentes via API til jeres egne systemer. Dockai kører i dag på lagre i Sverige og fabrikker rundt i Europa.
Jævnt flow i stedet for dimensionering efter den værste time. Eksisterende kunder rapporterer op til 20% lavere personalebehov.
Hver ankomst, ventetid og afvigelse logges pr. transportør og booking.
Transportørerne booker selv. Timerne med mail og telefon frigøres.
Dockai styrer mødet mellem transportør og lastplads og erstatter ikke jeres kvalitetssystem, jeres temperaturovervågning eller jeres serialiseringskontrol. Hvordan systemet skal klassificeres, afgør I i jeres egen systemvurdering. Vi leverer dokumentation om rettigheder, logning og ændringshistorik, så vurderingen går hurtigt.
Nej. Temperaturen dokumenterer I med jeres egne loggere og rutiner. Dockai giver tidsstemplerne, der viser hvor længe godset stod uden for køl: ankomst, start på aflæsning og færdig.
Ja. Hver port kan begrænses til udvalgte transportører, varetyper og afsendere. En transportør, der ikke er godkendt, kan ikke booke porten, og personalet advares, hvis en bil alligevel kaldes ind dertil.
Dockai styrer booking og ankomst. Frigivelse, karantæne, batchnumre og serialisering lever i jeres eksisterende systemer. Kobling via API findes, når I vil hente bookinger og statuslogs, men Dockai giver fuld effekt også som selvstændigt system. Læs mere i guiden om tidsbooking.
Book en demo på 30 minutter med jeres volumener og lastpladser som udgangspunkt.
Book demo Beregn jeres besparelse