Tidsbooking på lastpladser: sådan fungerer tidsvinduestyring

Hvad er tidsvinduestyring?

Tidsvinduestyring (kaldes også slotbooking, tidsbooking på lastpladser eller på engelsk dock scheduling og time slot management) betyder, at hver læsning og losning får en booket tid på en bestemt lastplads, i stedet for at lastbiler dukker op, når det passer transportøren. Transportørerne booker selv tiderne i en portal ud fra regler, som I fastsætter: åbningstider, kapacitet pr. lastplads, godstyper og hvor lang tid forskellige opgaver må tage.

Resultatet er et jævnt flow, som jeres bemanding kan følge med til, i stedet for spidsbelastninger om morgenen, kø ved porten og tomme lastpladser om eftermiddagen.

Problemet med telefon, mail og regneark

De fleste lagre og fabrikker koordinerer stadig deres leveringer med en blanding af telefonopkald, mailtråde og regneark. Det fungerer, men til en høj pris:

• Bemandingen dimensioneres efter den værste time. Når ingen styrer ankomsterne, kommer mange biler på én gang, og I skal have folk til spidsbelastningen, selv når der er stille.
• Ventetid og detention. Køende lastbiler koster: chaufførernes tid, jeres arealer og i sidste ende dyrere transportaftaler.
• Ingen data. Uden bookinger er der ingen plan at sammenligne med. Hvem kom til tiden? Hvilken transportør forstyrrer flowet? Det kan ikke besvares.
• Personafhængighed. Viden om, hvem der plejer at komme hvornår, sidder i hovedet på erfarne medarbejdere, ikke i noget system.

Sådan fungerer tidsvinduestyring i praksis

Hele flowet i seks trin: hvem der gør hvad, hvor det sker og på hvilken enhed. Trin 1, 2, 5 og 6 er flowstyringen (Flow Management), trin 3 og 4 er ankomsthåndteringen (Arrival Management).

Nøglen er delegeringen. Så længe jeres personale booker på vegne af transportørerne, har I kun flyttet administrationen. Når transportørerne booker selv, inden for jeres rammer, forsvinder den.

Tidsvinduestyring, WMS, TMS eller et køsystem: hvad er forskellen?

Begreberne blandes ofte sammen, når man begynder at lede efter en løsning:

WMS (Warehouse Management System)

Styrer det, der sker inde på lageret: lagerpladser, pluk og beholdning. Et WMS ved, hvad der skal modtages, men styrer ikke, hvornår lastbilerne kommer.

TMS (Transport Management System)

Styrer transporterne: indkøb, ruteplanlægning og fragtomkostninger. Set fra fragtkøberens side, ikke fra lastpladsens.

Køsystemer og personsøgere

Håndterer symptomet: biler der allerede venter. Tidsvinduestyring fjerner årsagen ved at sprede ankomsterne, før de sker.

Tidsvinduestyring

Styrer selve mødet mellem transportør og lastplads: hvem der kommer, hvornår, til hvilken plads og hvor længe. Supplerer WMS og TMS, erstatter dem ikke.

Ankomsten er halvdelen af opgaven

Mange systemer stopper ved bookingen. Men værdien afgøres, når bilen faktisk holder ved porten: en booking hjælper ikke, hvis chaufføren alligevel står i kø ved lugen, ikke forstår skiltene eller lukkes ind, uden at nogen ved, hvem det er.

Derfor hører digital indtjekning, kø og indkaldelse sammen med tidsbookingen. Chaufføren tjekker ind på en tablet eller computer i receptionen, på sit eget sprog, booking og mobilnummer verificeres, og jeres sikkerhedsregler vises og godkendes med dokumentation. Derefter venter chaufføren i førerhuset i stedet for ved lugen: køen vises i realtid på en skærm, og operatøren kalder den næste bil ind via SMS, når lastpladsen er ledig.

Effekten er dobbelt. Udadtil: en roligere plads, ingen misforståelser i lugen, chauffører der kender deres plads i køen. Indadtil: receptionen slipper for at tolke og jagte, I ved altid, hvem der er på området, og hver ankomst tidsstemples automatisk ind i opfølgningen. Læs mere under Arrival Management.

Det skal I kræve af et bookingsystem til lastpladser

• Regelstyret selvbooking. Transportørerne skal kunne booke selv uden at kunne booke forkert: rigtig lastplads, rigtig godstype, rigtig varighed, ingen overbooking.
• Brugervenligt for transportøren. Bookingen skal være hurtigere end et telefonopkald og kunne læres uden oplæring, ellers bliver vognmændene ved med at ringe.
• Chaufførkommunikation på chaufførens sprog. Mange chauffører taler ikke dansk. Indtjekning og indkaldelse skal fungere på chaufførens eget sprog.
• Indtjekning, digital kø og indkaldelse. Chaufføren tjekker ind ved ankomst, sikkerhedsregler vises og godkendes med dokumentation, og den næste bil kaldes kontaktfrit ind via SMS, når lastpladsen er ledig. Statusflowet, ankommet, ved lastplads, færdig, giver både realtidsoverblik og historik.
• Multi-site. Samme system og samme regler på tværs af flere anlæg, også på tværs af grænser og tidszoner.
• Analyser af planlagt mod faktisk. Præcision, afvigelser og ventetider pr. transportør: grundlaget for jeres næste aftaleforhandling.
• Faste bookinger. Ugentlige leveringer skal oprettes én gang, ikke hver uge.
• API. Til kobling med WMS, TMS eller ERP, når I er klar, men systemet skal give værdi også uden integration.

Hvordan regner man tidsvinduestyring hjem?

Det rigtige spørgsmål er ikke, hvad systemet koster, men hvad uordenen koster i dag. Besparelsen kommer fra tre sider: lavere bemandingsbehov, når flowet er jævnt og spidsbelastningerne forsvinder, frigjort arbejdsledertid, når transportørerne booker selv i stedet for at ringe, og bedre transportaftaler, når I kan lægge afvigelsesdata på forhandlingsbordet. For et lager af normal størrelse tjener bemandingen alene det hjem.

Regn på jeres egne tal i vores besparelsesberegner: den tager udgangspunkt i jeres bemanding, leveringsvolumen og tid pr. levering.

Ofte stillede spørgsmål

Fungerer det med lastpladser i terrænniveau, ikke ramper?

Ja. Princippet er det samme, uanset om godset modtages ved læsseramper, i terrænniveau, på en gårdsplads eller ved sidelæsning: en booket tid på en defineret plads.

Vil transportørerne virkelig booke selv?

Ja, hvis det er nemmere at booke end at ringe. Transportører møder allerede tidsbooking hos flere og flere modtagere og foretrækker en hurtig portal frem for telefonkø. De største vognmænd driver selv udviklingen.

Skal vi integrere med vores WMS først?

Nej. De fleste starter fritstående: bookinger, indtjekning og analyser giver fuld effekt uden integration. En API-kobling kan tilføjes, når behovet opstår.

Hvor lang tid tager det at komme i gang?

Dage, ikke måneder, for et anlæg med definerede lastpladser: opret pladserne og reglerne, inviter transportørerne og start med de største flows.