Inom GDP och GMP gäller att det som inte är dokumenterat inte har hänt. Ändå står kylbilar med läkemedel för 2 till 8 grader och väntar utanför varumottaget medan ankomsttiden noteras för hand. Med tidsbokade lastplatser prioriteras känsligt gods, varje förare verifieras vid incheckning och varje steg får en tidsstämpel som håller vid inspektion.
Åtta mönster som skapar risk och kostnad hos läkemedelstillverkare och partihandlare utan tidsbokning på lastplatserna.
GDP kräver att leveranser som behöver särskild lagring prioriteras vid mottagningen och att kylkedjan dokumenteras. En kylbil som köar bakom torrgods äter av produktens tid utanför kyla, och en temperaturavvikelse betyder QA-utredning, karantän och i värsta fall kassation av en pall värd miljoner.
Läkemedel är stöldbegärligt gods, och narkotikaklassade produkter ställer krav på kontroll. Ändå släpps förare in med en handskriven besöksliggare och ett muntligt ”du vet var du ska”. Ingen kan efteråt visa vem som var där, när, och att reglerna nått fram.
Inspektören frågar när leveransen kom, vem som tog emot den och när lossningen var klar. Svaret sitter i en pärm, en mejltråd eller i minnet hos den som hade skiftet. Dokumentation som inte går att verifiera blir en observation i inspektionsrapporten.
GDP kräver att ni riskbedömer transporten och följer upp utlagda tjänster. Utan tidsstämplar per leverans blir bedömningen en enkät till transportören i stället för fakta om punktlighet och tid vid port.
Många leveranser samtidigt ger trängsel i mottagningsområdet, och material som ska i karantän i väntan på QC-frisläppning riskerar att blandas med annat gods. Bemanningen dimensioneras efter toppen, resten av dagen står kajen tom.
Partihandlarens bilar ska gå mot apotek och sjukhus enligt fasta scheman, och tillverkarens frisläppta batcher ska ut i bokade transporter. En bil som lastas sent missar sitt fönster, och nästa chans är i morgon.
Åkerierna debiterar väntetid, men ni saknar tidsstämplar att bemöta fakturorna med. Utan dokumentation blir det ord mot ord, och kostnaden landar hos er.
GDP gäller likadant i alla EU-länder, men rutinerna vid varje anläggning ser olika ut. Vid inspektion ska varje site kunna visa samma spårbarhet, oavsett land och språk.
Två produkter i ett system: Flow Management styr bokningen och flödet, Arrival Management tar hand om ankomsten, från incheckning till klar.
Definiera varutyper, till exempel kyl 2 till 8 grader, rumstemperatur och högvärdesgods, och vilka portar som får ta emot dem. Begränsa vissa portar till godkända transportörer och sätt kapacitetstak per timme. Bokningar utanför reglerna stoppas i portalen, och personalen varnas om en bil kallas in till fel port.
Chauffören checkar in på en parkopplad surfplatta i receptionen: bokningskod eller ordernummer matchas mot bokningen, mobilnumret verifieras med SMS-kod, och era säkerhets- och områdesregler visas och godkänns med tidsstämpel, AI-översatt till förarens språk. Godkännandet sparas tillsammans med exakt den version av reglerna som visades. Ni vet alltid vem som är innanför grinden.
Ankommen, vid port, lossning klar: varje status loggas med tid och vem som registrerade den. Rättas en tid i efterhand sparas orsak och vem som gjorde det, och varje ändring av en bokning finns kvar i historiken. Temperaturen dokumenterar ni i era egna system; Dockai ger tiden runt omkring.
Punktlighet, tid vid port och detentionminuter per transportör, vecka för vecka. Underlag till riskbedömningen av transporten, till uppföljningen av utlagda tjänster och till nästa avtalsförhandling.
Ankomsterna sprids över dagen efter era regler, och bemanningen planeras efter verklig volym. Dagliga turer läggs en gång som återkommande bokningar, och utlastningar bokas på samma sätt så att bilarna går i tid.
Samma system, regler och uppföljning över alla anläggningar, varje site i sin lokala tid. Bokningar, statusloggar och ändringshistorik kan hämtas via API till era egna system. Dockai driftas i dag på lager i Sverige och fabriker ute i Europa.
Jämnt flöde i stället för dimensionering efter värsta timmen. Befintliga kunder rapporterar upp till 20% lägre personalbehov.
Varje ankomst, väntetid och avvikelse loggas per transportör och bokning.
Transportörerna bokar själva. Timmarna med mejl och telefon frigörs.
Dockai styr mötet mellan transportör och lastplats och ersätter inte ert kvalitetssystem, er temperaturövervakning eller er serialiseringskontroll. Hur systemet ska klassas avgör ni i er egen systeminventering. Vi lämnar underlag om behörigheter, loggning och ändringshistorik så att bedömningen går snabbt.
Nej. Temperaturen dokumenterar ni med era egna loggar och rutiner. Dockai ger tidsstämplarna som visar hur länge godset stod utanför kylan: ankomst, lossningsstart och klar.
Ja. Varje port kan begränsas till utvalda transportörer, varutyper och avsändare. En transportör som inte är godkänd kan inte boka porten, och personalen varnas om en bil kallas in dit ändå.
Dockai styr bokning och ankomst. Frisläppning, karantän, batchnummer och serialisering lever i era befintliga system. Koppling via API finns när ni vill hämta bokningar och statusloggar, men Dockai ger full effekt även fristående. Läs mer i guiden om tidsfönsterhantering.
Boka en demo på 30 minuter, med era volymer och lastplatser som utgångspunkt.
Boka demo Räkna på er besparing